Les missions du poste
Assurer un appui administratif et organisationnel aux élus afin de garantir le bon fonctionnement de leurs activités institutionnelles et le suivi des dossiers de la collectivité.
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et partenaires.
-Gérer les agendas, prises de rendez-vous et déplacements des élus.
-Rédiger et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
-Assurer le suivi et l'enregistrement du courrier entrant et sortant.
-Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, commissions et cérémonies officielles.
- Assurer le suivi administratif des demandes et dossiers confiés par les élus.
-Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de pilotage.
-Veiller au respect des échéances administratives.
-Effectuer le classement et l'archivage des documents.
Coordination et communication
-Assurer l'interface entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
-Participer à l'organisation logistique des réunions et événements institutionnels.
-Diffuser les informations utiles aux différents interlocuteurs
Le profil recherché
- Formation administrative de niveau Bac à Bac +2.
- Expérience souhaitée sur un poste administratif en collectivité territoriale ou environnement institutionnel.
- Connaissance du fonctionnement des assemblées et des élus appréciée.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Accueil de la clientèle
- Gestion des rendez-vous
- Traitement du courrier