Assistante de la Directrice de l'Organisation et de la Gestion du Temps de Travail et des Absences H/F - Etablissements publics locaux

Placé(e) auprès de la directrice de l'organisation et de la Gestion du Temps de Travail et des Absences, vous serez chargé d'assurer l'accueil téléphonique et physique afin d'orienter les usagers.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o972260604001430-assistante-directrice-organisation-gestion-temps-travail-absences?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Conditions d'exercice

Agent de catégorie C ou B - Filière administrative
COMPÉTENCES REQUISES
Formation initiale et continue dans le domaine administratif : assistante de direction, assistant de gestion PMI/PME, ...
Connaissances en matière de RH notamment en matière d'absences (congés et maladie)
Connaissance du statut et des principes généraux de la fonction publique territoriale
Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités territoriales
Connaissance de l'organigramme de la CTM
Connaissance des procédures internes à la collectivité
Connaissance du règlement intérieur du temps de travail des agents de la CTM
Connaissance des règles de fonctionnement et des procédures propres à l'immeuble EOLE (horaires d'ouverture et de fermeture, sécurité du bâtiment, ...)

Savoir-faire
Faire preuve d'une expérience avérée en qualité d'assistant (e) de direction dans la fonction publique
Maîtriser les techniques de secrétariat et de communication
Faire preuve de qualités rédactionnelles et d'esprit de synthèse
Savoir prendre des notes
Utiliser le vocabulaire professionnel
Faire preuve de qualités d'organisation et de classement
Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Être capable d'intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Savoir gérer les aléas et en alerter sa hiérarchie
Être capable de relancer ses partenaires pour récolter les informations souhaitées
Savoir constituer des dossiers
Respecter les délais impartis
Maitriser l'internet et l'intranet
Maitriser les outils bureautiques et collaboratifs ainsi que les logiciels métiers : Word, Excel, POWER-POINT, Teams, CIVIL RH, MAARCH Courrier, Grand Angle, ...
Maîtriser les circuits de validation et de procédures internes en lien avec l'activité
Être capable de gérer des situations d'urgence, de crise et/ou conflictuelles
Savoir travailler en transversalité en interne et avec les autres services de la collectivité
Savoir contribuer à un travail d'équipe régulier et cohérent

Savoir-être
Qualités relationnelles
Esprit d'équipe et autonomie
Faire preuve de diplomatie
Être ouvert aux autres, pratiquer l'écoute active
Capacité d'adaptation et d'anticipation
Réactivité
Force de proposition
Sens de l'initiative
Rigueur et méthode
Dynamisme
Discrétion, neutralité, sens du devoir de réserve
Respect du secret médical et du secret professionnel
Sens de la loyauté
Sens de l'équité
Contribuer à la cohésion des équipes
Disponibilité et sens de l'engagement
Sens du service public
Intérêt pour les domaines d'activité de la DOGTTA

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique