Agent Instructeur Administratif - Conseil Départemental de Guadeloupe H/F - Conseils départementaux

Au sein de la DGA Autonomie :- Instruction des demandes d'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA)- Analyse administrative des dossiers et vérification de leur complétude- Saisie et suivi des dossiers dans le logiciel métier (IODAS)- Élaboration et notification des décisions administratives- Suivi des plans d'aide et mise à jour des situations des bénéficiairesMISSIONS SPÉCIFIQUES :Instruction des dossiers APA- Réceptionner, vérifier et instruire les dossiers APA- Contrôler les pi_ces justificatives- Saisir les informations dans IODAS- Assurer le suivi administratif des dossiers- Les notifications de décision- Mettre à jour les dossiers des usagersGestion administrative :- Rédiger courriers et actes administratifs- Assurer le suivi des tableaux de bord- Classer et archiver les dossiers- Gérer les échanges avec les partenaires (CGSS ,URSSAF...)Relation usagers :- Informer les usagers sur leur dossier- Répondre aux sollicitations (téléphone / mail)- Expliquer les démarches APAMISSIONS COLLECTIVES :- Travail en équipe- Participation aux réunions - Contribution à l'amélioration du service RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES :- Agents du service APA- Équipe médico-sociale - Service informatique RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES :- Usagers / Bénéficiaires - CCAS- CGSS- Prestataires / associationsSPÉCIFICITÉS, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS :- Travail de bureau à flux tendus- Horaires d'accueil : lundi, mardi, jeudi de 8h à 13h et de 14h à 17h le mercredi et le vendredi de 8h à 13h30- Pics d'activité liés aux problématiques et d'un logiciels métier- Utilisation des outils informatiques et d'un logiciel métier - Charges de travail importante- Respect des délais- Gestion de publics parfois en difficulté

SAVOIRS Instances et processus de décision de la collectivité Projet, procédures et processus administratifs et techniques du serviceDroit administratif et procédures administrativesEnvironnement et règlementation du secteur d'activitéRègles de rédaction et de notification des actes administratifsTableaux de bord et outils de planification et suiviExpression écrite et oraleTechniques de concertation, de médiation et de résolution de conflitsTechniques de résumé, de compte rendu et de note de synthèseSAVOIR FAIRERecueillir et traiter l'information avec rapidité Appliquer la règlementation et les procédures de gestion administrative Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs du service Préparer les dossiers des instances décisionnelles Rédiger des actes administratifsTrier, classer et archiver les documentsCommuniquer et diffuser les documents à bon escient et à qui de droit Rechercher, sélectionner et mettre à la disposition de l'interlocuteur les informations utiles Traduire le vocabulaire professionnel du service en langage clair et accessible Utiliser un logiciel de gestion du service et les outils bureautiques et internet SAVOIR-ÊTRE :Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologieRéagir rapidement et de manière appropriée aux sollicitationsRespecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de serviceFaire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennesPrendre des initiatives adaptées, justifiées et pertinentesFaire preuve de pédagogie et mettre à la portée de l'autre son propos et son savoirFaire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Pédagogie
• Archivage des données
• Compte-rendu
• Respect des délais
• Iodas
• Traitement du courrier