Officier d'État Civil Délégué - Lorrain H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité du Responsable du service à la population, l'assistant(e) de gestion administrative assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/elle prépare et organise les scrutins et met à jour la liste électorale, et assure la gestion administrative des dossiers.Activités :- Réceptionner les demandes pour inscriptions sur la liste électorale- Établir et actualiser les listes électorales - Contribuer à la définition de l'organisation des bureaux de vote- Participer au contrôle de la qualité des documents collectés et des procédures liées au scrutin (dépouillement)- Participer à la préparation des réunions de commissions de contrôle chargées de la mise à jour des listes électorales- Réceptionner les demandes de recensement militaire- Gérer les appels téléphoniques- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil- Traiter les courriers et les demandes en ligne (COMEDEC)- Délivrer des autorisations (fermeture de cercueils, permis d'inhumer, transports de corps...)- Apprécier les certificats médicaux en cas de décès- Délivrer sur place des documents administratifs à renseigner par l'usager (certificat de résidence, de sépulture, attestation d'hébergement...)- Instruire les demandes de cartes d'identité et passeports et les délivrer sur place et à domicile- Réceptionner et enregistrer les demandes de livrets de famille- Assister l'élu dans les célébrations de mariage- Traiter et remettre des dossiers de demandes de titre d'identité (passeport et CNI) sur place et à domicile- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ou documents d'état civil- Trier, classer et archiver des documents - Synthétiser et présenter des informations - Rechercher et diffuser des informations - Préparer les dossiers pour les instances (tribunal, Préfecture, notaire, autres collectivités)- Participer à la répartition et à la planification des activités en fonction des contraintes du service - Suivre et contrôler les activités des agents- Repérer les dysfonctionnements et les signaler- Apporter une aide technique et méthodologique aux agents- Prioriser et hiérarchiser les interventions- Organiser la diffusion de l'information au sein du service

Connaissances requises : - Information générale relative à l'état civil (IGREC) - Conventions internationales sur la délivrance des actes - Règles communes à la rédaction des actes d'état civil - Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil - Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants - Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom - Progiciel de gestion de l'état civil - Notions de généalogie - Procédures de l'adoption, de la recherche des origines - Procédures relatives aux formalités administratives - Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.) - Droit des étrangers résidant sur le territoire - Tenue des registres - Tribunaux (TI, TGI) - Techniques rédactionnelles administratives - Logiciels dédiés - Techniques d'accueil et de régulation - Techniques d'écoute- Techniques de management opérationnel- Techniques de pilotage et d'animation d'équipe- Notion d'organisation de gestion du temps de travail- Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord)- Techniques d'animation et de résolution de conflitsCompétences requises :- Organiser les scrutins- Effectuer le recensement des jeunes- Accueillir et informer le public- Traiter les requêtes- Rechercher et diffuser l'information- Planifier, suivre, contrôler les activités du service- Apporter une aide méthodologique aux collaborateurs- Prioriser, hiérarchiser les interventionsAptitudes requises :- Sens du contact et de l'accueil- Discrétion- Dynamisme- Réactivité- Capacité d'écoute et qualités relationnelles- Capacité de concentration- Maîtrise de soi- Sens du travail en équipe- Capacité d'adaptation- Disponibilité - Organisation, méthode et rigueur- Capacité d'initiative et autonomie dans l'accomplissement des missions- Aptitude à prendre des décisions dans un cadre sécurisé- Aptitude à en rendre compte- Aptitude à argumenter et à défendre un propos, un positionnement- Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face- Respect du secret professionnel- Respect du devoir de réserve- Respect du devoir de discrétion - Capacité à représenter et valoriser l'image institutionnelle au travers de son comportement, de son attitude

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Management opérationnel
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Dynamisme
• Autonomie
• Archivage des données
• Pro-activité
• Rédaction d'actes
• Capacité d'écoute
• Organisation d'activités
• Réactivité
• Capacité d’adaptation