Agent Polyvalent de Gestion Administrative - Commune de le Moule H/F - Communes

La Ville de Le Moule recrute un(e) Agent polyvalent de gestion administrative (h/f) à temps complet au sein de la Direction de l'Administration Générale - Service à la Population.

Sous l'autorité du responsable de service, l'agent assure l'accueil et l'information des usagers, la gestion des actes et registres d'état civil ainsi que le traitement des archives communales. Il contribue au bon fonctionnement du service, à la conservation du patrimoine documentaire et à la qualité du service rendu à la population.

Missions :
Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Délivrer des renseignements et explications oraux et écrits complets sur les archives de l'état civil
- Tenir les registres de naissances, de décès et de mariages
- Procéder au contrôle et à l'enregistrement des registres
- Tenue des registres d'état civil, (actualiser et contrôler l'exactitude des renseignements consignés dans les registres)
- Gestion des dossiers d'inhumations et renouvellement de concession
- Aide à la préparation et gestion du recensement

Traiter les activités du service population
Traitement et classement des fonds :
- Contribuer à la mise en oeuvre de l'évaluation des fonds
- Mettre en oeuvre le traitement des fonds d'archives (tri, classement, inventaire)
- Élaborer des instruments de recherche
- Assurer la tenue, la mise à jour et la publication des instruments de recherche (papier, informatiques ou en ligne)
- Rédiger une description archivistique normalisée

Activités complémentaires :
Collecte des fonds :
- Contribuer à la mise en oeuvre de la politique de collecte des archives publiques et privées Etat-civil
- Assurer l'accueil physique des versements et entrées d'archives ainsi que la conservation des fonds de l'Etat-civil :
- Mettre en oeuvre et participer à la politique de conservation préventive et curative, pour toutes formes et supports de documents
- Mettre en oeuvre et participer au récolement réglementaire des fonds ainsi qu'à la communication des fonds d'archives au public :
- Connaître les principes et les modalités de mise en oeuvre
- Contribuer à la détermination de la communicabilité d'un fonds d'archives publiques ou privées
- Savoir mener une recherche dans les archives

Rémunération et Avantages Sociaux
- Rémunération statutaire + Régime indemnitaire : IFSE (part fixe + part variable)
Protection sociale :
- Participation financière de la collectivité à la mutuelle santé labellisée et à la prévoyance
- Tarif préférentiel à la garantie obsèques
Action sociale :
-Tickets restaurants
-Accès aux prestations du CNAS et à l'Amicale du personnel : chèques vacances, aides à la famille, activités de loisirs

SAVOIR :
- Connaissance de la réglementation relative à l'état civil, aux cimetières et aux opérations funéraires.
- Connaissance de la législation et des règles applicables aux archives publiques.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des règles de gestion documentaire, de classement et de conservation des archives.
- Connaissance des outils bureautiques et logiciels métiers.

SAVOIR- FAIRE :
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers.
- Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
- Tenir, contrôler et mettre à jour les registres d'état civil.
- Instruire et suivre les dossiers administratifs liés à l'état civil et aux concessions funéraires.
- Réaliser le tri, le classement, l'inventaire et la conservation des archives.
- Effectuer des recherches documentaires et archivistiques.
- Utiliser les outils informatiques et les logiciels de gestion.
- Appliquer les procédures administratives et la réglementation en vigueur.

SAVOIR- ETRE :
- Sens du service public et de l'accueil.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
- Autonomie et polyvalence.
- Réactivité et capacité d'adaptation.
- Sens des responsabilités et de la fiabilité.
- Courtoisie, écoute et disponibilité auprès des usagers.