Agent d'Accueil - Conseil Régional de Guadeloupe H/F - Conseils régionaux

Missions généralesSous la responsabilité du chef de service, l'agent exercera les activités ci-après :o Accueillir et orienter les usagers dans les différents services de la collectivité.o Assurer la prise en charge des appels téléphoniques et des demandes d'informations.o Gérer la distribution du courrier et des documents internes.o Organiser et maintenir un espace d'accueil chaleureux et professionnel.Missions généralesSous la responsabilité du chef de service, l'agent exercera les activités ci-après :o Accueillir et orienter les usagers dans les différents services de la collectivité.o Assurer la prise en charge des appels téléphoniques et des demandes d'informations.o Gérer la distribution du courrier et des documents internes.o Organiser et maintenir un espace d'accueil chaleureux et professionnel. Activités principaleso Accueil du public physique et téléphonique. o Maintien de l'accueil et orientation du public vers les différents services.o Gestion du courrier (réception, enregistrement, et diffusion de l'information et /ou de la documentation).o Répondre aux questions fréquentes des usagers et fournir des informations sur les services de la collectivité.o Tenue à jour des tableaux de bord relatifs à l'accueil et à la gestion du courrier.o Participation à des actions de communication et d'information du public (affichage, brochures...).Accueil usagerso Accueillir physiquement et chaleurement les visiteurs.o Informer et orienter le public sur les services et activités proposés par la collectivité.o Gérer les demandes et réclamations des usagers, en assurant un suivi approprié.o Mettre à disposition des supports d'informations (brochures, affichages, etc).Gestion des communications o Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et courtoise.o Prendre et transmettre les messages avec précision.o Gérer la messagerie électronique et assurer le suivi des demandes reçues.o Etablir des contrôles réguliers avec les différents services de la collectivité pour répondre efficacement aux demandes des usagers.Administration et logistique o Réceptionner et distribuer le courrier et les documents internes.o Assurer le bon fonctionnement des équipements liés à l'accueil (téléphoniques, ordinateurs, affichage).o Contribuer à l'organisation d'événements ou de réunions au sein de la collectivité.

Profil recherchéDiplômeso Niveau de formation :Bac ou équivalent requis.o Expérience en accueil ou dans un poste administratif appréciée.o Excellentes capacités relationnelles et sens du service public.o Excellentes compétences en communication verbales et écrite.o Sens de l'accueil de l'écoute et grandes qualités relationnelles.o Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion courants.o Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément.Savoir-faire :o Compétences affirmées en management de serviceo Gestion des processus, aisance des logiciels métier et des instruments financementso Analyse des enjeux et réponses adaptéeso Elaboration d'outils Savoir-êtreo Résistance au stress et prise de reculo Au Force de proposition, réactivitéo Polyvalence et sens de l'organisation

• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Force de proposition
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation