Assistante Administrative - Commune de Baie-Mahault H/F - Communes

Missions Principales - Participer à l'organisation pratique de la Coordination Administrative- Transmission et suivi des mails de la ville - Suivre et gérer l'organisation des dossiers- Secrétariat et assistance de la direction générale des servicesSpécificités du Poste - Travail en bureau, sur le terrain et aussi à distance- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité- Horaires variables et pics d'activités en fonction des obligations, de la demande de la DGS et de la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative- Rythme de travail soutenu nécessitant une grande réactivité et disponibilité- Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formationPrincipalesAttributions/Activités Spécifiques Principales Attributions:- Apporter une assistance à la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative du Pôle Stratégique dans ses missions- Enregistrer le courrier arrivé- Réceptionner, filtrer et diffuser les informations- Réaliser la saisine de documents et contenus divers- Mettre en forme tous types de courriers- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible- Anticiper les commandes de fournitures- Assurer la gestion du stock de fournitures et de matériel- Traite les mails de la ville et en effectue le suivi - Effectue des visites de terrain « sinistres, doléances, écoles» et rédige les compte rendus- Rédige de manière autonome les e-mails et répond aux administrés - Elabore des rapports à la demande de la Coordinatrice et de la directrice générale des services- Participe à l'organisation de réunions, d'événements et de séminaires- Effectue des missions ponctuelles d'assistance et de secrétariat à la Coordination Administrative - Elabore et mets à jour des tableaux de bord et de suivi des doléances des administrés- Renseigne les tableaux de suivi des activités de la Coordination Administrative- Reçoit, filtre, transmets les messages téléphoniques et les courriers - Assure la prise de note de rédaction des procès verbaux de réunion de direction ou de service- Assure la gestion décentralisée des congés et des absences du Pôle Stratégique- Assure le suivi des finances de la Direction Générale et du Pôle Stratégique- Activités spécifiques :- Assure le suivi des doléances des administrés- Gère le courrier de la Direction Générale - Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s'inscrivant dans le cadre des missions- Missions définies, suivie et évaluées par la Coordinatrice Administrative et la DGSAutonomie et responsabilité- Autonomie dans l'exercice de ses missions de courriers (e-mail)- Autonomie relative dans l'organisation de son travail d'assistante - Activités définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique- Relations fréquentes avec le public

Compétences et qualités requises Compétences techniques :- Connaître l'environnement territorial- Maîtriser l'outil informatique- Maîtriser les outils d'organisation et de gestion du temps- Maîtriser les techniques et recherche de documents- Maîtriser les techniques de communication écrites et orales- Capacités rédactionnelles- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage - Bonne capacité d'analyse et de synthèseDevoir de réserve et de confidentialité- Respect de la hiérarchie et application des consignes pour la réussite des missions confiées- Capacité à travailler dans l'urgence- Dynamisme- Rédaction et organisation de tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaireCompétences transversales- Capacité relationnelle et bienveillance- Forte capacité d'adaptation- Discrétion professionnelle- Etre disponible et dynamique- S'organiser et être rigoureux- Communiquer efficacement- Planifier des activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas- Rendre compte à sa hiérarchie.

• Orthographe
• Grammaire
• Dynamisme
• Autonomie
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Gestion des stocks
• Techniques de communication
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Prise de note
• Capacité d’adaptation