Assistant de Gestion Administrative Polyvalent - Conseil Régional de Guadeloupe H/F - Conseils régionaux

Sous la responsabilité de la directrice de la direction de l'espace régional du Nord-Grande-Terre, l'agent exercera les activités ci-après :- Assurer la gestion de l'organisation générale de la derngt- Participer à la mise en oeuvre des activités et projets de la derngtActivités principales- Accueil et orientation des usagers :- identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence- gérer le planning de direction- répondre aux demandes d'information internes et externes- gérer les plannings de réservation des salles et des hébergements- orienter vers les services et personnes compétents- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité- aider à rédiger des documents administratifs- assurer l'intérim de l'agent d'accueil - Suivi des projets et activités de la direction - réaliser des tableaux de bord, - aider à la rédaction de rapports d'activités- établir des statistiques sur la fréquentation des espaces et des évènements organisés à l'erngt- gestion des hébergements (entrée et sorties des résidents, états des lieux, gestion des clés)- préparer et mettre en forme les actes administratifs (contrats d'occupation)- Accueil des prestataires extérieurs et suivi de la maintenance des équipements- accueillir les prestataires extérieurs - établir des fiches individuelles pour chaque prestataire - signaler les dysfonctionnements des équipements au service « maintenance et travaux », suivre et suivre l'évolution des réponses aux demandes d'entretien en relation avec le service régional « maintenance et travaux »- Gestion des demandes de mobilité géographique du personnel régional- recueillir les demandes de mobilité à l'erngt - indiquer aux candidats la procédure interne,- accueillir les agents bénéficiaires d'une résidence administrative à l'erngt, procéder à leur installation, répondre à leur demande de matérielActivités annexes- Gestion et affichage des informations :- diffuser des informations ou des documents interne par voie d'affichage - Gestion du personnel de la derngt- assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences)- Gestion du stock des produits d'entretien- connaître l'état du stock- analyser les variations de consommation pour anticiper les ajustements nécessaires

Compétences professionnelles et techniques : (savoir-faire) savoir planifier son travail et gérer les priorités respecter les délais maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...) maîtrise du fonctionnement du standard téléphonique, aisance avec internet techniques rédactionnelles administratives technique d'accueil, de communication technique de gestion de planning travailler en équipe technique de classement numériqueDiplômesn/aQualités (savoir-être) avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension excellentes qualités relationnelles autonomie polyvalence qualités organisationnelles capacité d'adaptation réactivitéModalités d'exercice (Conditions de travail particulières) :Pics d'activités liés aux périodes d'occupation des salles et des hébergementsGrande disponibilité vis-à-vis des usagersAccueil ponctuel de résidents le week-end et les jours fériés

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Rédaction de rapports d'activité
• Autonomie
• Excel
• Gestion des stocks
• Word
• Capacité d'écoute
• Permanence téléphonique
• Gestion du personnel
• Réactivité
• Capacité d’adaptation