Agent d'Accueil - Conseil Régional de Guadeloupe H/F - Conseils régionaux

Sous la responsabilité du chef de service, l'hôte(tesse) d'accueil aura pour missions principales : - Accueillir et orienter les usagers dans les différents services de la collectivité,- Assurer la prise en charge des appels téléphoniques et des demandes d'informations,- Gérer la distribution du courrier et des documents internes,- Organiser et maintenir un espace d'accueil chaleureux et professionnel.- Accueil du public physique et téléphonique.- Maintien de l'accueil et orientation du public vers les différents services.- Gestion du courrier (réception, enregistrement, et diffusion de l'information et/ou de la documentation)- Répondre aux questions fréquentes des usagers et fournir des informations sur les services de la collectivité.- Tenue à jour des tableaux de bord relatifs à l'accueil et à la gestion du courrier.- Participation à des actions de communication et d'information du public (affichage, brochures, ...)Accueil des usagers :- Accueillir physiquement et chaleureusement les visiteurs.- Informer et orienter le public sur les services et activités proposés par la collectivité.- Gérer les demandes et réclamations des usagers, en assurant un suivi approprié.- Mettre à disposition des supports d'information (brochures, affichages, etc..)Gestion des communications :- Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et courtoise.- Prendre et transmettre les messages avec précision.- Gérer la messagerie électronique et assurer le suivi des demandes reçues.- Établir des contacts réguliers avec les différents services de la collectivité pour répondre efficacement aux demandes des usagers.Administration et logistique :- Réceptionner et distribuer le courrier et les documents internes.- Assurer le bon fonctionnement des équipements liés à l'accueil (téléphones, ordinateurs, affichages).- Contribuer à l'organisation d'évènements ou de réunions au sein de la collectivité.

- Niveau de formation : Bac ou équivalent requis.- Expérience en accueil ou dans un poste administratif appréciée.- Excellentes capacités relationnelles et sens du service public.- Excellentes compétences en communication verbale et écrite.- Sens de l'accueil, de l'écoute et grandes qualités relationnelles.- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestions courants.- Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément.Savoir-faire :- Autonomie dans l'organisation- Sens de l'organisation et du classement- Capacités d'initiatives et de réaction dans la gestion des accueilsSavoir-être :- Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services- Garant de l'image du service public : présentéisme, travail à temps complet, ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie- Discrétion et secret professionnel primordial- Esprit d'équipe

• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Patience